Noin 30 meriliikenteen organisaation edustajasta koostunut Aikatieto- työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran keväällä 2019.
Työryhmä asetti tavoitteekseen selvittää, millaisilla keinoilla Suomen olosuhteissa saataisiin tuotettua ja jaettua laadukasta, ajantasaisesti tarkentuvaa alusten saapumis- ja lähtöaika-arviota kaikille sitä tarvitseville.
– Logistiikkaketjun toimivuuden kannalta liiketoimintakriittistä aikatietoa sijaitsee hajallaan eri paikoissa ja muodoissa, hanketta vetänyt Traficomin johtava asiantuntija Katariina Kalatie kertoo.
– Laadukkaan laivojen satamakäyntien aikatietoarvion tuottaminen vaatii siis teknisen ratkaisun lisäksi ihmisten yhteistyötä yli organisaatiorajojen.
Työ eteni aikatiedon tuottamisen ja jakamisen johtamista ja motivaatiotekijöitä tutkineen Johanna Heikkilän pro gradu -työn kautta pilottikokeiluun. Kokeilu toteutettiin nykyisen Fintraffic Meriliikenteenohjauksen ja Hangon sataman yhteistyönä syys–marraskuussa 2020. Siinä keskityttiin rahtilaivojen saapumis- ja lähtöaikatietojen arvioiden koostamiseen eri lähteistä ja tiedon mahdollisimman helppoon, ajantasaiseen jakamiseen eri toimijoille.
– Nyt julkaistussa raportissa avataan tämän pilotin aikana saatuja kokemuksia ja haastattelutuloksia.
Maaliksi otettiin helppokäyttöisyys
Aiempien tutkimusten ja selvitysten pohjalta syntyneitä hypoteeseja haluttiin pilotissa testata helppokäyttöisen palvelun ja käyttäjätutkimuksen avulla.
– Haluttiin kokeilla mahdollisimman yksinkertaista keinoa jakaa dataa sellaisille toimijoille, joilla ei ole arjessa pääsyä yleisesti käytettyihin järjestelmiin, tai joilla ei ole aikaa etsiä tietoa eri lähteistä.
Käytännössä vastaanottajat saivat aikatiedon tekstiviesteillä ja verkkosivun avulla.
Käyttäjä tilasi palvelun puhelimeen tekstiviestinä haluamaansa kellonaikaan. Tekstiviesti saapui päivittäin, niin kauan kunnes käyttäjä perui tilauksensa. Viestissä oli tiivistelmä päivän laivalistasta ja linkki informatiivisempaan laivalistaan verkossa. Mikäli aikatauluun tuli muutosta yli yhden tunnin verran, sai käyttäjä puhelimeensa muutoksesta kertovan viestin.
Palvelua testasi Hangon satamassa kuusi henkilöä. Käyttäjiä haastateltiin ennen palvelun käyttöönottoa, pilottijakson puolivälissä ja pilotin päätteeksi.
– Testijaksojen välissä dataa paranneltiin, käyttöliittymää ja tietojen esittämisen järjestystä muokattiin. Viestejä myös tiivistettiin ja kaikki ylimääräinen karsittiin pois.
Työryhmän loppuraportissa todetaan, että helppokäyttöisyys on avainasemassa siinä, kuinka hyvin palvelu otetaan käyttöön arjessa.
Osalla testaajista oli epäselvyyttä siitä, mitä kukin käsittää ETA-tiedolla ja mihin pisteeseen palvelun ETA lasketaan.
– Tämäkin oli tärkeä havainto, sillä eri toimijat tarvitsevat eri aikatietoa. Toisia kiinnostaa ETA-aika laituripaikalle, toisille työn kannalta tärkeämpää on tietää ETA luotsipaikalle. Käyttäjä haluaa itse valita minkä pisteen ETA-tietoa vastaanottaa.
Sludge-kuljettajan epäonninen työpäivä
Käyttäjätestauksen lisäksi tehtiin noin parikymmentä taustahaastattelua eri merenkulkualan toimijoiden kesken mukana olivat muun muassa jäänmurto, luotsaus ja ajojärjestelyt.
– Niiden pohjalta rakennettiin skenaarioita sataman eri toimijoiden arjesta.
Toiminnot esitettiin palvelupolkuina, joiden avulla on helppo havaita, minkälaisia haasteita aikatiedon puute aiheuttaa eri toimijoiden arjessa. Sludge-auton kuljettaja toimi yhtenä esimerkkinä.
Huonona päivänä tieto rahtilaivan aikataulujen muutoksesta ei tavoita kuljettajaa ja siitä seuraa useita tunteja turhaa odottelua ja ylimääräistä laskutusta. Näiden laskujen lähettäminen puolestaan tuottaa lisätyötä muun muassa meklareille, joiden harteille jää laskujen selvittäminen.
Haastatteluissa tunnistettiin lukuisia konkreettisia, käytännön arjen hyötyjä eri toimijoille. Vastauksissa toistuivat kustannushyödyt, yhteistyön parantaminen, ajankäytön tehostaminen, ympäristönäkökulma, sataman turvallisuus ja työhyvinvointi.
– Haastatteluissa nousi esille myös kannustaminen tiedonjakamiseen ja vakiintuneista toimintamalleista luopumiseen. Esimerkiksi jotta tietoa halutaan ja uskalletaan jakaa, tulee ihmisiä auttaa ymmärtämään mitä hyötyä omasta toiminnasta on muille.
– Tarvitaan selkeä viesti siitä, ettei kenenkään tieto ole täydellistä, vaan tarkka tieto saadaan vasta useammasta epävarmasta arviosta.
Pilotin loppuraportissa pohditaan muun muassa kannattaako jatkoa ajatellen, rakennammeko uutta toimintakulttuuria työkalu-, vai ihmislähtöisesti?
– Tehokkaat liiketoimintaprosessit edellyttävät näiden molempien sopusointua. Tämä puolestaan edellyttää alan toimijoiden yhteistyötä.
Kohti kansainvälistä harmonisointia
Alunperin organisaatiot ja yhteisöt lähtivät Aikatieto-ryhmän toimintaan mukaan vapaaehtoisesti ja kehitystyötä tehtiin oman työn ohella ilman erillistä rahoitusta. Viimeisen kerran työryhmä kokoontui joulukuussa 2020 käsittelemään tuloksia ja miettimään kehitysehdotuksia.
– Silloin päätettiin myös kirjoittaa tämä raportti yhteenvetona puolentoista vuoden aikana tehdystä työstä ja kertyneestä ymmärryksestä. Aikatieto-ryhmän työ on nyt siis tullut yhden tiensä päähän.
Jatkossa Aikatieto-ryhmän työskentely laajentuu vuonna 2025 nykyisen Portnetin korvaavan uuden meriliikenteen ilmoitusjärjestelmän EMSWn (European Maritime Single Window) sidosryhmäyhteistyöhön, joka käynnistyi vuoden alussa.
Aikatiedon saatavuuden kehittäminen jatkuu Finntrafic Meriliikenteenohjaus Oy:ssä, joka toimi myös yhtenä EU-hankkeena toteutetun STM EfficientFlown pääkumppaneista. Kesäkuussa päättyneestä hankkeesta voi lukea lisää täältä.
Tutustu Aikatietoryhmän loppuraporttiin
Teksti: Vaula Aunola
