Avoin aikatiedonjako edellyttää yhteistyötä sekä luottamuksen rakentamista eri toimijoiden kesken

Traficomin vetämä Aikatieto-ryhmä pyrkii edistämään laivojen satamakäyntien ajantasaisen aikatiedon jakamista Suomen meriliikenteessä. Osana Aikatieto-ryhmän toimintaa toteutettiin äskettäin julkaistu Pro gradu -tutkielma (LUT-Yliopisto, Tietojohtamisen ja Johtajuuden maisteriohjelma). Tänä syksynä Aikatieto-ryhmän työn keskiössä on VTS Finlandin vetämä pilotti.

Tutkimuksessa tarkasteltiin rahtilaivojen aikatiedonjakoon vaikuttavia tekijöitä. Siinä selvitettiin, miten eri toimijat saadaan jakamaan laivojen aikatietoa, mitkä tekijät vaikuttavat tiedonjakoon eri organisaatioiden välillä sekä miten näitä tekijöitä voidaan johtaa. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla merenkulun toimijoita sekä toteuttamalla kysely Aikatieto-ryhmän sekä tukiryhmän jäsenille.

Merenkulun logistiikkaketjun toimivuuden kannalta kriittistä aikatietoa sijaitsee eri paikoissa ja muodoissa. Osa tämä tiedon muodostamisesta ja jakamisesta on automatisoitavissa, mutta merkittävä osa tiedosta ja sen jakamisesta on puolestaan yksittäisiin henkilöihin sidottua hiljaista tietoa. 

Tutkimustulosten sekä aiemman tutkimuksen valossa tiedonjaon kehittämisen suurin haaste ei ole teknologian käyttöönotossa vaan ihmisten ja organisaatioiden välisen yhteistyön vahvistamisessa. Tämä pitää sisällään myös organisaatioissa toimivien yksilöiden ymmärryksen ja kokemuksen avoimen tiedonjaon hyötyjä kohtaan. Lisäksi eri toimijoiden keskinäisellä luottamuksella on suuri merkitys toimintatapauudistuksessa onnistumisessa.

Tutkimustulosten perusteella yhteisen tiedonjaon kulttuuria tulisi näin ollen kehittää niin organisaatioiden välillä kuin niiden sisällä. Tämä puolestaan edellyttää eri merenkulkualan toimijoiden välistä vankkaa yhteistyötä.

Avoimen tiedonjaon kulttuurin ja käytänteiden rakentamisessa eri toimijat olisi tarpeen saada saman pöydän ääreen miettimään niitä käytännön arjen tilanteita, joissa aikatietoa tarvitaan, sekä sitä, miten tämä (parempi, ajantasaisempi) tieto kutakin toimijaa hyödyttäisi. Tutkimuksen mukaan tätä ymmärrystä yhteisesti lisäämällä saavutettaisiin suurempi hyöty kuin keskittymällä ainoastaan uusien teknologisten ratkaisujen rakentamiseen. Molempia toki tarvittaisiin, mutta samalla tulisi huomioida se, että hienoimmatkaan tekoälyratkaisut eivät pysty huomioimaan kaikkia aikatiedonjakoon liittyviä inhimillisiä tekijöitä.

Toimijoiden välisellä yhteistyöllä ja tiedonjaolla on laaja vaikutus merenkulkualaan, sillä se ei vaikuta ainoastaan logistiikkaketjun kokonaistoimivuuteen, vaan se mahdollistaa muun muassa alusten optimaalisen matkanopeuden, joka puolestaan vähentää kasvihuonepäästöjä (International Maritime Organization 2020).

Avoimen tiedonjaon kulttuurin rakentaminen on jo käynnissä useissa Euroopan satamissa. Esimerkiksi Rotterdamin ja Hampurin satamien tekemän sopimuksen ansiosta näiden satamien välillä liikennöivillä rahtilaivoilla on mahdollisuus säätää ajonopeuttaan – ja siten polttoaineenkulutusta – reaaliaikaisten saapumis- ja lähtöaikatietojen perusteella.  Myös Suomen kauppamerenkulun toimijoiden tulisi pysyä tässä kehityksessä mukana sekä samalla varmistaa, että sen käyttämät tiedonjaon standardit ovat yhteensopivat kansainvälisten käytäntöjen kanssa.

Olisi aika aloittaa systemaattinen, uudenlaisen tiedonjaon kulttuurin rakentaminen Suomen kauppamerenkulussa. Se lähtisi tutkimustulosten mukaan liikkeelle siitä, että eri osapuolten tiedonjaon tarpeet käytäisiin yhdessä läpi, jotta lisätään ymmärrystä siitä, millaista tietoa ja mihin tarkoitukseen kukin toimija aikatietoa tarvitsee. Lisäksi olisi hyvä huomioida eri toimijoiden erilaiset tarpeet ja miettiä sitä, millä kokoonpanolla olisi järkevää ratkoa mitäkin tiedonjaon haastetta (yritys yksin, osana ryhmittymää vai kansallisella tasolla).

Tämän jälkeen olisi hyvä sopia yhteisistä aikatiedonjaon käytänteistä ja tiedon ominaisuuksista. Lainsäädännön ja viranomaisten toiminnan tulisi tukea tätä työtä sekä varmistaa, että tekniset standardit ovat linjassa kansainvälisten suositusten kanssa.

 Tutkimustulosten valossa aikatiedonjaon kulttuuria tulisi rakentaa siten, että siinä mukana olevat osapuolet kokisivat hyötyvänsä ajantasaisen tiedon jakamisesta, niin yksilö- kuin organisaatiotasolla. Tämä tarkoittaisi sitä, että tiedon jakamisesta tulee koitua konkreettista hyötyä jokaiselle yksilölle, jolla on sitä hallussaan. Luottamuksen rakentamisen kannalta olisi olennaista, että asiaa edistettäisiin kansallisella tasolla yhdessä työryhmässä, jossa mahdolliset erilliset työryhmät tuotaisiin yhteen, jotta hyötyjen läpikäyntikeskustelu tavoittaisi kaikki toimijat.

Empiirisen aineiston perusteella on selvää, että Suomen kauppamerenkulun parissa työskentelevät toimijat hyötyisivät siitä, jos laivojen aikatieto löytyisi luotettavasti yhdestä palvelusta. Toinen kysymys on se, millainen palvelu olisi järkevä toteuttaa ja kenen toimesta. Myös lähestymiskulmia aikatiedonjakoon on useita, esimerkiksi yhteinen aikatiedon suunnittelu- ja ohjausjärjestelmä on täysin eri asia kuin yhteinen aikatietovaranto.

Tutkimuksen löydökset ovat samassa linjassa Työterveyslaitoksen (2016) merenkulkualalle tekemän tutkimuksen kanssa, jonka mukaan ”toimialalla vallitsee virhe-, ongelma- ja yksilökeskeinen näkemys ihmisen toiminnasta ja inhimillisistä tekijöistä”. Tämän haasteen muuttaminen perinteikkäällä toimialalla vaatisi pitkäjänteistä, tiivistä yhteistyötä. Tällöin tulisi tietoisesti viestiä ja rakentaa uutta kulttuuria, jossa aktiivisesta tiedonjaosta palkittaisiin ja inhimillisistä tiedonjaon virheistä ei rangaistaisi vaan ne olisivat mahdollisimman helposti korjattavissa.

Kuten rahtilaiva kääntyy hitaasti, ottaa kulttuurinmuutos myös oman aikansa. Lähtökohta tulisi tuolloin olemaan jatkossakin se, että jokainen toimija omistaisi datansa ja jakaisi sitä sen mukaan, mitä heiltä lain ja määräysten mukaan edellytettäisiin sekä miten he itse kokisivat tarpeelliseksi.

Toimijoiden välistä luottamusta saataisiin vahvistettua yhteistyöllä, viestinnällä ja löytämällä yhteisiä hyötyjä. Samalla olisi tarve lisätä ymmärrystä toisten osapuolten toiminnasta ja aikatiedon käyttötarpeista. Tekniset ratkaisut mahdollistavat avoimen tiedonsiirron erilaisten rajapintojen kautta. Tämä olisi nopeasti toteutettavissa, mikäli oltaisiin samaa mieltä jaettavan tiedon muodosta, sisällöstä, rakenteesta sekä huolehdittaisiin siitä, että työkalut tukisivat tiedon helppoa jakamista sekä tehokasta viestintää niissä tilanteissa, joissa aikatiedossa tai siihen vaikuttavissa tekijöissä tapahtuu merkittäviä muutoksia.

Jotta avointa tiedonjaon toimintamallia saataisiin edistettyä Suomen satamissa, tulisi tämän eteen tehdä jatkossa paljon työtä. Tutkimustulosten valossa tärkeintä olisi saada edistettyä kokonaisvaltaisesti avoimempaa tiedonjaon kulttuuria merenkulkualan toimijoiden kesken, rakentaa käytänteet, joissa olisi hyväksyttävää jakaa ”paras arvio” – tyyppistä tietoa ja tehdä virheitä, luoda tehokkaat notifikaatiokäytännöt muuttuneen aikatiedon jakamiseksi sekä varmistaa, että jokaisella merenkulkualan ammattilaisella olisi mahdollisuus jakaa tämä tieto muille. Viime kädessä kaikki on kuitenkin kiinni toimijoiden välisestä luottamuksesta.